L’expression “logiciels de gestion en entreprise” regroupe des outils de nature très différente pour de multiples métiers. Qu’il s’agisse d’une application dédiée à un processus précis ou d’un progiciel de gestion intégré aux multiples fonctionnalités, tous les projets informatiques exigent une analyse préalable, des ressources et un budget. Faisons le point ensemble.
Logiciels de gestion en entreprise : les domaines d’activité concernés par ces outils
Les logiciels de gestion en entreprise ont envahi tous les métiers! Gérer ou administrer une activité requiert des outils informatisés capables de piloter les flux afin de restituer les données clés de chaque domaine pour le pilotage économique, notamment sous forme de reporting.
Tous les secteurs de l’entreprise sont confrontés un jour au choix ou au renouvellement d’outils pour :
- la gestion de trésorerie, la comptabilité et le contrôle de gestion;
- le pilotage de la fonction commerciale avec l’administration des ventes, la facturation, et la gestion de la relation client au travers d’un CRM;
- la gestion de la paie et des ressources humaines;
- la gestion de production, la logistique, la supply chain et la qualité;
- les logiciels de gestion de projet, de gestion documentaire sur le cloud, etc.
Dans toute l’entreprise, des utilisateurs clés sont alors associés à la réflexion pour le choix d’un outil de gestion, propre à leur activité ou commun aux autres départements de la société.
Choisir des logiciels de gestion en entreprise dédiés à chaque métier ou système complet du type ERP
Pour choisir des logiciels de gestion en entreprise, deux voies principales se dégagent dans l’offre :
- un outil spécialisé au métier, ultra-paramétrable et qui répondra aux besoins les plus fins
- une solution informatique tout en un, avec des fonctionnalités de gestion plus standards et moins adaptables aux spécificités de chaque service de l’entreprise.
Opter pour des solutions de gestion propres à chaque domaine de l’entreprise vous apportera un réel confort pour l’utilisateur avec l’assurance souvent d’un paramétrage aux petits oignons. Le prestataire ou éditeur du logiciel, connaît bien votre métier, vous comprend et vous conseille judicieusement. En revanche, avec ce type d’outils, vous multipliez les interfaces entre les différentes solutions applicatives et vous risquez de créer des silos. Difficile alors pour le management d’avoir une vision transverse des données et processus!
Si vous choisissez plutôt un ERP, progiciel de gestion intégré, vous gagnez en efficacité globale dans le pilotage des flux physiques et financiers. Tous les utilisateurs parlent le même langage et utilisent une partie des ressources de l’outil commun. Vous réduisez voire vous supprimez l’écueil de la gestion des interfaces entre les différents logiciels.
En revanche, souvent vous perdez en souplesse de paramétrage, car plus vous vous éloignez des fonctionnalités standards, plus l’implémentation sera complexe et coûteuse en ressources et en temps.
Les critères de décision pour des logiciels de gestion en entreprise
Une bonne expérience utilisateur est indispensable pour des logiciels de gestion en entreprise
Si vous êtes confronté à un choix de logiciel de gestion en entreprise, n’oubliez jamais le confort de vos utilisateurs! La réussite d’un projet informatique passe aussi par l’adhésion des équipes. Un outil peu ergonomique, difficile à prendre en main, après la phase classique de démarrage, sera un mauvais logiciel. Le plus sage est d’interroger d’autres entreprises qui ont déjà retenu cette solution de gestion.
Les fonctionnalités couvertes par le logiciel de gestion et les modalités de paramétrage
Si votre entreprise exerce dans un domaine particulier ou pointu, le choix de logiciels de gestion en entreprise requiert de porter son attention sur les fonctionnalités précises couvertes par la solution que vous envisagez de retenir.
Il est parfois plus compliqué de vouloir retenir une offre standard du marché ou un ERP au paramétrage peu souple qu’un logiciel de gestion dédié à votre secteur ! Une solution informatique ne doit pas mettre en péril votre business model.
Le budget et les coûts de maintenance des outils informatiques de gestion
Le budget complet de déploiement de la solution est fondamental. On parle là du prix des licences, mais aussi du coût que représente le temps investi par vos ressources internes en sus des heures de vos consultants externes.
N’oubliez pas non plus, le coût de la maintenance de vos logiciels de gestion, ils se chiffrent en pourcentages des licences et peuvent représenter des sommes considérables pour les PME.
L’éditeur du logiciel de gestion : analyser sa notoriété, son expertise et sa pérennité
Enfin, pensez à vérifier la fiabilité de l’éditeur de la solution retenue : est-il crédible ? Qui sont ses clients ? Sa proposition commerciale est-elle évolutive et pérenne ? Sa structure juridique est-elle solide financièrement ?
Que vous recherchiez des outils dédiés à la fonction commerciale, à la comptabilité ou à une activité de production ou de gestion de stock, vous devrez faire des choix entre plusieurs solutions.
Prenez-en considération les critères d’analyse évoqués dans cet article et lancez votre projet d’entreprise, définissez votre cahier des charges et faites établir plusieurs devis avant de trancher.
